档案管理制度的范文，下面就来给大家详细介绍：
档案管理制度可以分为三个部分来描写，首先可以描写建立制度的目的，第二个可以描写具体有哪些制度，第三个可以描写有哪些特别注意事项。
档案管理制度范文1
一、职责
1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。
2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作，分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。
3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善，其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。
二、管理内容与方法
1、立卷归档
公司应立卷、归档的文件资料包括：
⑴证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证，以及公司开办、年检、变更等有关资料。
⑵规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，公司与其它公司、单位和个人业务往来文件，公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。
⑷合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
⑸工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。
⑹照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。
⑺其他需归档的文件资料。
管理处应立卷、归档的文件资料包括：
⑴公示资料：包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。
⑵规章制度：包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶************：包括客户综合、汇总资料等。
⑷物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;
包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;
包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;
包括物业服务所需的其它资料。
⑸服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;
包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;
包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;
包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;
包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;
包括园林绿化养护管理服务资料等。
⑹行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件，管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。
⑺照片、声音资料：包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。
⑻其他需立卷、归档的文件资料。
部门应立卷、归档的文件资料：
管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好各项物业服务管理工作台账，并及时立卷和送交管理处归档管理。
部门因物业服务工作需要建立的档案，其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。
************，包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档，其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。
2、立卷归档要求
⑴各类文件应分别立卷，按年、按类装订成册;
⑵文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持档案资料的完整性;
⑶立卷归档的文件应便于查找;
⑷文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题;
⑸案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊;
⑹照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。
3、档案的使用
⑴各部门因工作需要需查阅、借阅档案，应经查阅人、借阅人主管领导批准;
⑵查阅、借阅档案，要填写查阅、借阅登记簿，查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制;
⑶外单位借阅、查阅公司档案(含管理处档案、部门档案)，需经公司总经理同意。
4、档案销毁
⑴档案保存期限，由公司行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行;
⑵对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理部门负责人提出销毁申请，报公司总经理批准;
⑶销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字;
⑷对已销毁文件，应制定目录清册存档。
5、档案管理
⑴公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记;
⑵档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续;
⑶档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决;
⑷档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜;
⑸立卷的档案应分类放入档案盒存放。
6、档案移交
⑴由部门负责管理的档案不移交，公司行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查;
⑵由部门负责按年度立卷、归档的档案资料，部门应在每个自然年度结束后1个月内，将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制;
⑶负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交，移交给本部门负责人或接岗人;
⑷档案移交时，移交人应填写移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、公司行政人事部或管理处各执一份。
三、责任
员工违反档案管理制度有下列行为之一者，公司视情节轻重依据《员工手册》给予处罚：
1、损坏、丢失公司档案的;
2、擅自提供、销毁公司档案的;
3、涂改、伪造档案的;
4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的;
5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损、损毁的;
6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。
档案管理制度范文 2
为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：
本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。
档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。
各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。
一、档案内容
档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。
二、档案管理
档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。
收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。
经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。
三、档案利用
档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。
查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，
由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。
查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。
临猗县人力资源和社会保障局
2019年7月11日
档案管理制度范文3
一、文书类
1.党群组织工作文件材料
1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久
1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料永久
1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料永久
1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料永久
1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料永久
1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复永久
1.7本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料永久
1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
1.9本村党组织、党员名册和年报表永久
1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根永久
1.11本村党员交纳党费的清单、票据等永久
1.12本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料
(1)受到县级(含)以上表彰、奖励的永久
(2)受到县级以下表彰、奖励的 30年
1.13本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料
(1)受到警告(不含)以上处分的永久
(2)受到警告处分的30年
1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料30年
1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料10年
1.16本村共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料永久
1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料永久
1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料永久
1.19本村工会年度工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料永久
1.20本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料永久
1.21本村妇代会换届选举等材料永久
1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久
1.23本村独生子女证申请表，育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料永久
1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料永久
1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料30年
1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料10年
1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册永久
1.28本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表永久
2.村务管理文件材料
2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料永久
2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料永久
2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料永久
2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料永久
2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
2.6本村干部、村民名册，村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等永久
2.7 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料永久
2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料永久
2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册永久
2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料永久
2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关人员名册等永久
2.12本村的村规民约等各种规章制度材料永久
2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)永久
2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料永久
2.15本村信访信件处理结果等材料
(1)有领导重要批示及处理结果的永久
(2)有处理结果的30年
(3)没有处理结果的10年
2.16本村拥军优属、优抚救助等材料30年
2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料永久
2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料永久
2.19本村公共设施管理、维修维护的材料永久
2.20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料永久
2.21本村财务管理的年度计划、总结，有关财务审计情况材料永久
2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料永久
2.23本村各种经济、人口普查统计表永久
2.24本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料永久
2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料30年
2.26 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料30年
3.村级集体经济组织经营管理文件材料
3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料永久
3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划永久
3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料永久
3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料永久
3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料永久
3.6本村企业历史沿革、大事记等材料永久
3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料永久
3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料永久
3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料永久
3.10本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料永久
3.11本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久
3.12 本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料永久
3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料永久
3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料永久
3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料30年
3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料永久
3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料永久
3.18本村企业年度经营、销售统计等报表
(1)重要的永久
(2)一般的10年
3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册永久
3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料永久
3.21本村企业环境保护等材料永久
3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料永久
3.23本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料永久
3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料永久
3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料30年
3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料30年
3.27本村各类农业普查材料永久
3.28本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料永久
3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录永久
3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料永久
3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料永久
3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料永久
3.33本村村办副业项目材料30年
3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料永久
3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料永久
3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单永久
3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度30年
3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议永久
3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料永久
3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料10年
3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账永久
3.42集体土地调查材料及统计表永久
3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料永久
3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件永久
3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料永久
3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料永久
3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表永久
3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同永久
二、基建项目类
1.项目建议书、申请、报告及批复等材料永久
2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料永久
3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料永久
4.基建项目的会议记录等材料永久
5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料永久
6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料永久
7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单长期
8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料长期
9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料长期
10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸长期
11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料永久
12.施工监理文件材料长期
13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料永久
14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料永久
三、设施设备类
1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料长期
2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料长期
3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料长期
4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料长期
5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料长期
6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期
7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料长期
四、会计类
1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年
2.会计账簿类
2.1银行日记账、现金日记账30年
2.2总账、明细账、辅助账簿30年
3.会计报表类
3.1年度财务报表永久
3.2年度财务决算表永久
3.3月、季度财务报表10年
4.其他类
4.1会计档案移交清册永久
4.2会计档案保管清册永久
4.3会计档案销毁清册永久
五、照片类
1.上级领导来村视察、检查工作的照片永久
2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片永久
3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片永久
4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片永久
5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片永久
6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片永久
以上就是小编今天的分享了，希望可以帮助到大家。
职场：公司档案管理制度（模板）
目的
为加强公司档案管理工作，依据档案管理相关规范及要求，针对公司目前发展现状，及时、全面的收集各类档案，避免档案遗失，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本制度。
适用范围
本制度适用于公司各部门、各分子公司。
档案管理相关定义
1、档案：各职能中心/部门、各分子公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
2、全宗卷：各立档单位档案管理部门在管理某一个全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。
3、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
4、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。
5、件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
6、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
7、档号：各立档单位在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
8、全宗号：集团档案室给定每个全宗的代码。
9、类别号：档案类别的代码。
10、案卷号：案卷排列的顺序号。
11、序号：案卷内文件的顺序号。
12、页号：案卷内文件每页的顺序号。
13、文书档案件号：文件的排列顺序号。
档案归档的时间要求
1、各分子公司档案管理员在每月月初收集分子公司内各部门上一月度的相关档案。
2、各分子公司档案管理员根据公司行政部通知的时间节点，按年度提交档案清册和移交档案。
3、公司行政部档案管理员根据档案室的时间节点，按年度提交档案清册和移交档案。
全宗卷整理规范
1、全宗卷编制原则：
1.1、各分子公司应以分子公司为单位，编制该分子公司全宗卷。
1.2、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
2 、全宗卷的主要内容
2.1、全宗单位的全称、通用简称、全宗号
2.2 、立档单位沿革：包括成立时间（如是已撤销单位，应注明撤销时间）、性质、主要职能、隶属关系、内部机构设置及其演变情况、大事记。
2.3、全宗内案卷数量、起止年代。
2.4、全宗内案卷分类排列方法和编制检索工作情况。
2.4.1档案内容介绍：一般按全宗内档案的实际分类体系，结合问题进行介绍。
2.4.2移交说明：说明立档单位移交档案的内容、结构、数量和需备案说明的其他情况。
2.4.3交接文据：立档单位移交档案时形成的交接文据。
2.4.4移交目录：立档单位移交档案的归档文件目录。
2.4.5工作衔接函：立档单位在档案移交工作中形成的，经过档案管理第一负责人（董事长；分子公司负责人）签字确认的书面文件。
2.4.6档案销毁情况：销毁档案的请示和批复、销毁清册。
3、全宗卷的整理
3.1、全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。
3.2、整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
3.3、卷内文件材料的排列顺序为：全宗卷封面、目录、全宗介绍、分类方案、移交说明、交接文据、移交目录、工作衔接函、档案销毁情况，上述文件材料应按顺序装订为一件。
3.4、卷内文件材料逐件加封面、装订后装入卷盒。
3.5、卷盒外形尺寸长×宽为310mm×210mm，高度规格为60mm。
3.6、全宗卷封面、卷脊
4、全宗卷的管理
4.1、 各立档单位形成的全宗卷应集中保管，集团档案室及公司档案室应按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。
4.2、全宗极少的立档单位，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。
4.3、全宗向集团档案室或公司档案室移交时，其全宗卷亦随同移交，同时要做好移交全宗卷的备份工作。
文书档案整理规则
1、分类
1.1、归档文件采用年度-类别-保管期限的方法进行分类，即将文件按其形成的年度、所属的类别、结合划定的保管期限进行分类。
1.2、文书档案的归档范围、保管期限、密级、移交时限、排列顺序、分类说明等。
2、排列
2.1、归档文件应在《档案分类方案》中《归档文件范围和保管期限第1—6类》的一级类目内，将保管期限相同的归档文件按已划定的排列顺序，结合时间和重要程度等进行排列。
3、装订
3.1、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的归档文件，中文在前，外文在后。
3.2、 装订前必须去掉归档文件上附带的金属物或塑料夹，将件内文件的各页以左侧、下侧对齐，根据件内文件的厚度，采用线装缝纫或三孔一线的方法以白色棉线在左侧装订，装订线距天头、地角各50mm,距订口15mm；单页文件不需要装订；对于装订成册的刊物、书籍等，保持其原有形态。
3.3、 超出档案盒幅面的归档文件应叠装，无法叠装的归档文件可单独存放；对于幅面过小影响装订的单页归档文件，应予裱贴后装订。
4、 编号
4.1、 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，文书档案的档号编制方法为：
4.1.1档号编制原则
4.1.1.1唯一性原则：各全宗所编制的档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同档号，一个档号只代表一个编号对象。
4.1.1.2合理性原则：档号结构必须与室藏档案的整理分类体系相适应。
4.1.1.3稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。
4.1.1.4扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
4.1.1.5简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提升处理效率。
4.1.2文书类档案的档号编制结构为：
全宗号-年度.类别.保管期限-件号
4.1.3文书类档案的档号编制说明：
4.1.3.1全宗号编制：全宗号由公司统一设置和划分，参见本制度第五项对全宗单位的全称、通用简称、全宗号的说明。
4.1.3.2年度编制：年度指所存档案文件成文的年度。
4.1.3.2类别号编制：应按照《档案分类方案》的规定，选用与本公司档案实际情况相对应的类别号。
4.1.3.3保管期限编制：归档文件保管期限的代码，永久—Y；定期30年—C；定期10年—D。
4.1.3.4件号编制：同一类别下，文书档案件号用阿拉伯数字从“1”开始标识。
4.2、归档文件首页右上端的空白位置需加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别五个项目
5、 编目
5.1、 归档文件目录
5.1.1归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，归档文件目录应与档案盒内归档文件相一致。
5.1.1.1 归档文件目录项目
包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
5.1.1.2 归档文件目录填写方法
件号：填写室编件号。
责任者：制发文件的单位或部门，即文件的发文单位或署名者。
文号：文件的发文字号。
题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。
日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示，其中前4 位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。
页数：每件归档文件的页数。
备注：注释文件需说明的情况，例如移交版本等。
5.1.1.3 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.1.1.4归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归
5.2、 备考表
5.2.1备考表项目
包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：应由归档文件的整理者签名。
检查人：应由归档文件的质量检查者签名。
日期：归档文件整理完毕的日期。
5.3、盒脊
5.3.1 盒脊项目
盒脊应设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。
5.3.2 盒脊填写方法
全宗号：集团档案室给定各个立档单位的代号。
年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2013。
保管期限：归档文件保管期限的代码，永久—Y；定期30年—C；定期10年—D。
机构（问题）：作为分类方案类目的类别名称。
起止件号：填写盒内第一件和最后一件文件的件号，中间用“-”连接。
盒号：档案盒排列的顺序号，在档案移交时按照集团档案室要求编制。
5.3.3盒脊尺寸可根据需要设置为280×20mm、280×40mm、280×60mm三种规格。具体规范请见《附件一：纸质档案实操图例》——卷脊式样。
5.4 、盒封面
5.4.1档案盒封面的全宗名称处，应加盖蓝色全宗名称章，全宗名称章应标注全宗全称，高度设置为10mm,宽度根据各全宗名称的长度自行调整确定。
5.4.2档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，应采用无酸纸制作。
6、装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
归档电子文件管理规范
1、归档电子文件整理原则
1.1、划定的归档范围，如电子文件没有纸质版本，必须制成对应的纸质文件；如纸质文件未形成电子版本，必须制成相应的电子文件。归档时，除视频、录音等无法制成纸质版本的档案外，应同时保存文件的电子和纸质版本。
1.2、归档电子文件和相应的纸质或其他载体形式的文件，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.3、应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
2、 归档电子文件整理方法
2.1 归档电子文件的分类和排列按《文书档案整理规则》的要求进行，与对应纸质档案的分类和排列相一致。
2.2、 归档电子文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，除视频、录音等无法制成纸质版本的档案外，一般与纸质档案编号相一致，其档号编制方法详见《档号编制规则》
3、 归档电子文件物理归档
3.1、 存储格式
3.1.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
3.1.2对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的文本或图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、PDF为通用格式,单页扫描文件可移交JPEG格式，多页扫描文件为确保归档电子文件的准确和完整，需转化为PDF格式进行移交。
3.1.3对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
3.1.4对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
3.1.5对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
3.1.6对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
3.1.7计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3.2 、文件名称
3.2.1一级文件夹名称
文书档案的填写方式为：XXXX公司XX年移交电子档案，其中公司名称处填写通用简称。
3.2.2二级文件夹的名称
文书档案的填写方式为：档号（起止件号） 一级类目名称，其中起止件号用“^”号连接。
3.2.3归档电子文件的三级文件夹名称
文书档案的填写方式为：档号 题名，若归档的文书为制度类，则电子存档中应包含该文书的电子版本以及其PDF版本。
3.3 存储载体
归档电子文件的存储载体为档案级光盘，不允许用软磁盘等作为归档电子文件的长期保存载体。
3.4、 物理归档
3.4.1把归档电子文件集中，拷贝至档案级光盘上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存，其中异地保存的归档电子文件由各经营主体自行保管。
3.4.2同一全宗所属文书档案和科技档案应分别刻盘，对于加密的电子文件，应在解密后再制作拷贝。
3.4.3 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
3.4.4应在每个归档电子文件的载体中同时存有相应的电子目录、交接清单和工作衔接函。
3.5、 归档光盘标签
3.5.1文书类归档光盘的标签面上应注明公司名称、所含同一年度、类别、保管期限归档电子文件的起止件号和一级类目名称，其中起止件号用“^”号进行连接。
3.5.2归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷或可打印型油墨。
3.5.3在光盘标签面书写，必须使用油性标识笔。
3.5.4 通过光盘打印的方法制作光盘标签，应使用支持光盘盘面打印的喷墨打印机。
3.5.5归档光盘禁止使用粘贴标签。
档案使用管理
1、各级档案的查询应指定在各级档案管理员处，查询时原则上应通过档案数据库进行电子版文件查询。如需查看归档文件的相关签批手续，才可调用纸质档案。
2、结合工作需求，各部门、可进行相互的档案（纸质版）借阅、查阅，在借阅或查阅时应办理登记手续；严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。
3、如需使用公司行政部存档的公司一级档案（包括原件借用和复印件领用）均需公司行政部负责人签批。
