首先标题要把证明的主要内容写清楚，不要单单只写证明材料。再来是如果有明确的主送单位就要填写，如没有则可以不写。再来才是正文内容把真实的情况写清楚。最后是署名，把提供证明材料的单位与个人姓名都写在右下方最后注明证明日期即可。
一定要注意出具相关证明材料的人应该追寻实事求是原则，对证明高度负责、高度认真，不为一己私利出具与事实完全不符的证明，也不能伪造证明。
书写证明时也需要注意语言应该非常的清楚并且明确，不能出现可能、应该等非常模棱两可、含糊不清的字眼。
材料也必须由单位的负责人进行审核，然后再加盖公章。而如果是个人签发的材料则需要自行的签名并自己盖章或者是指纹。
情况说明模板（冲红或作废************）
致xx税务局：
代开人名称：ｘｘ，识别号：ｘｘ于ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日到税务机关办理代开普（专）票业务，发票代码为：ｘｘ，号码为：ｘｘ，发票价税合计金额为：ｘｘ元。
现因为ｘｘ原因，需要作废（冲红）发票。
现申请把ｘｘ内容更正为ｘｘ。
名称：
日期：
注意哦：冲红作废发票记得把全部联次发票拿回来再交到税局！
